【3分でわかる】介護現場の業務効率化に繋がる！タイムマネジメント術3選！

コツ1：定常業務のルーティン化で抜け漏れゼロ

カイゴさんは朝の申し送りが終わると、定例業務に取り掛かりました。

えーと、どの業務からやろう…？もうすぐ服薬介助をしに行く時間だけど…あ、でもその前に介助記録を書いておかなくちゃ…。

思いついた業務をその都度こなしていたところ、利用者さんの服薬介助の時間を過ぎてしまい、慌てて対応に向かうことになってしまいました。

NG例：アドリブ作業で業務の抜け漏れが発生

…ってことがあって…どうしても業務の抜け漏れがなくならなくて…。

そうだったんですね…。最初はどうやって業務をこなせばいいか分からないものですよね。カイゴさんは普段どうやって1日の業務の流れを決めているんですか？

えーと…流れとかは特に決めていなくて、その時々で思いついた順番でやっています。

それが原因かもしれませんね。定例業務は毎日同じ流れで行うことで、抜け漏れを防げますよ！

毎回違う順番でやっていたからやり忘れが発生してしまっていたんですね！

では良い例を見てみましょう！

OK例：タイムスケジュール表を作りルーティン化

よし、記録作成はスケジュールの時間通りに終わったし…次は服薬介助の時間だな。

カイゴさん、とても落ち着いて作業されていますね。

はい！スケジュール表を作ったおかげで、何をいつやるべきか明確になりました！

素晴らしいですね！さらに、チェックリストも併用すると、より確実になりますよ。

チェックリストですか？

はい。完了した業務にチェックを入れることで、視覚的に進捗が分かりますよ！

なるほど！タスクが終わったという達成感も得られそうですね！

コツ2：最後のひと工夫で抜け漏れを未然に防ぐ

日勤の業務終了後、カイゴさんは時計を見て慌てています。

あ、もうこんな時間だ…急いで申し送り事項をまとめないと！

慌てて申し送りメモを作成し、内容を確認せずにそのまま退勤しました。翌日、夜勤スタッフから「昨日の申し送り事項に漏れがあった」と指摘を受けてしまいました。

NG例：終業前にチェック無しで退勤しミス発生

という感じで…終業前にやった業務で抜け漏れをすることが多いんです…どうすればいいんだろう…。

そうだったんですね…でも、自分のミスを客観的に分析できているのは素晴らしいことですよ！カイゴさんは終業前に振り返りの時間は設けていますか？

振り返り…ですか？特に決めていなくて…時間ギリギリまで業務をしています。

では、終業前10分前は必ず振り返りタイムにしてみましょう！短時間でも集中してチェックすれば、抜け漏れは大幅に減りますよ。

OK例：最後に10分間の振り返り時間を設ける

よし、帰る前に最後の10分で今日あったことを振り返ろう。経過記録も抜け漏れはないし、申し送り事項も全部OK！

素晴らしいです！とても落ち着いて退勤準備をされていますね。

はい！10分間チェックを始めてから、ミスがほとんどなくなりました。

素晴らしいですね！チェック項目をまとめたリストを作ると更に効果的ですよ。

ここでもチェックリストが活躍するんですね！

そうなんです！毎日確認すべき項目を書き出しておけば、10分間でも漏れなくチェックできます。

コツ3：早めの相談で手戻りを減らす

明日の会議に向けて、カイゴさんが事故の報告書をまとめています。

うーん、まだ完璧じゃないから、もう少し考えてから提出しよう…。

会議まであと１日となっていましたが、一人で悩み続けてしまったため介助時に発生した事故報告書が完成していないようです。

やっぱりここの要因分析がおかしいかな…でも、まだ未完成だし…。

結果、会議当日まで報告書の内容が不十分で完成に至らず、会議での情報共有が不足してしまいました。カイゴさんは会議中に不足した情報を補おうとしましたが、十分な準備ができていなかったため議論がうまく進まず、その後の方針決定が遅れることとなりました。

NG例：100％完成するまで相談せず誤った方向性で進めてしまう

事故報告書の作成、間に合わなかったなぁ…。

はじめての作成ですもんね…作成のとき誰かに相談しましたか？

いえ…ひとりで考えてました。間違ったものを提出するのは良くないかと思って…。

完璧を目指す姿勢は素晴らしいですね。でも、カイゴさん、一人で完璧なものを作るのは難しくありませんか？

確かに難しかったです…誰かに相談してたらもっと早く完成したかもしれませんね。

そうですね！実は、50％程度の完成度でも一度提出して、先輩や上司と一緒に作り上げる方が効率的なんですよ。

なるほど！早めに相談すれば、方向性も確認できますね。

そうなんです！では良い例を見てみましょう！

OK例：50％でも早めに共有して迅速に修正

先輩、事故報告書について相談したいです。まだ途中なのですが、この方向性で問題は無いでしょうか？

早めに先輩に確認した結果、方向性のすり合わせをしながら進めることができ、的確な事故報告書を効率的に作成することができました。

素晴らしい！早めの相談でスムーズに進められましたね！

はい！途中で方向性を確認できるので、無駄な時間が無くなって時間短縮ができました！

その調子です！定期的な中間報告を習慣にすると、さらに効率が上がりますよ。

まとめ：業務効率化と品質向上スキルで仕事の質もアップ！

教えていただいたことを実践したら、業務のミスがなくなりました！

素晴らしいですね！業務効率化を進めたことで、利用者さんのケアに割ける時間も増えてきましたね。

そうなんです！自分の気持ちにも余裕が生まれて、いつもは気づかない小さなことにも気付けるようになりました！

いい流れですね！カイゴさんが工夫しながら頑張っていること、きっと先輩方にも伝わっていますよ！

今回の話をまとめると、新人介護職が意識すべきポイントは以下の3つです！

業務効率化の工夫によって時間短縮と質の向上を実現できます。時間的・精神的な余裕が生まれることで、ケアの質向上も期待できます。今回の3つのコツを今日からひとずつ実践し、確実で安定した介護業務を目指していきましょう。